Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Versand galt bisher eine großzügige Übergangsfrist – und die endet für viele Betriebe in wenigen Monaten. Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im inländischen B2B-Geschäft grundsätzlich nur noch E-Rechnungen ausstellen. Was das konkret bedeutet und wie Sie die verbleibende Zeit sinnvoll nutzen, lesen Sie hier.
Der Zeitplan im Überblick
Seit 1. Januar 2025
Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gilt eine Übergangsphase.
Bis 31. Dezember 2026
Alle Unternehmen dürfen noch Papierrechnungen versenden – und mit Zustimmung des Empfängers auch sonstige elektronische Rechnungen wie einfache PDFs.
Ab 1. Januar 2027
Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen noch bis Ende 2027 Papier- und PDF-Rechnungen nutzen. Rechnungen im EDI-Verfahren bleiben mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 zulässig.
Ab 1. Januar 2028
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft.
Wer ist ab 2027 betroffen?
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres – für 2027 also Ihr Umsatz im Jahr 2026. Liegt er über 800.000 Euro, gilt die Versandpflicht bereits ab Januar.
Weil das Jahr 2026 noch läuft, lohnt jetzt eine Hochrechnung. Liegen Sie in der Nähe der Grenze, planen Sie lieber so, als wären Sie betroffen – technisch kommt die Umstellung spätestens 2028 ohnehin.
Was nicht unter die Pflicht fällt
- Rechnungen an Privatkunden (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Fahrausweise
- Bestimmte steuerfreie Leistungen, etwa nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
- Rechnungen an Empfänger im Ausland – hier gelten die Regeln des jeweiligen Landes
Für diese Fälle dürfen Sie weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen.
Sonderfälle: Gutschriften, Abschläge und Kleinunternehmer
- Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinn – also wenn der Leistungsempfänger abrechnet – sind Rechnungen und fallen ebenfalls unter die E-Rechnungspflicht.
- Abschlags- und Schlussrechnungen sind ganz normale Rechnungen und müssen ebenfalls als E-Rechnung ausgestellt werden.
- Rechnungskorrekturen sollten im selben Format erfolgen wie die ursprüngliche Rechnung.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Empfangen müssen aber auch sie E-Rechnungen können.
Welches Format sollten Sie versenden?
Zulässig sind alle Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen – in Deutschland also vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab dem Profil BASIC. Die Unterschiede erklärt unser Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD?.
Für viele Mittelständler ist ZUGFeRD der bequemere Einstieg: Kunden, deren Software noch nicht vollständig umgestellt ist, sehen weiterhin ein lesbares PDF, während moderne Buchhaltungssysteme die Daten automatisch übernehmen.
Was passiert, wenn Sie nicht rechtzeitig umstellen?
Die größte Wirkung hat die E-Rechnungspflicht nicht beim Rechnungssteller, sondern beim Empfänger: Für den Vorsteuerabzug braucht Ihr Kunde eine ordnungsgemäße Rechnung. Ist eine E-Rechnung vorgeschrieben, Sie schicken aber ein PDF, kann sein Vorsteuerabzug gefährdet sein.
In der Praxis werden deshalb vor allem größere Kunden ab 2027 auf E-Rechnungen bestehen – und Rechnungen in anderen Formaten zurückweisen. Das verzögert Ihre Zahlungseingänge. Spätestens hier wird die Umstellung zur Frage der Liquidität.
Ihr Fahrplan bis zum Jahresende
September: Betroffenheit klären
Umsatz 2026 hochrechnen, Ausnahmen identifizieren, Verantwortliche benennen.
Oktober: Software prüfen
Kann Ihre Rechnungs-, Warenwirtschafts- oder ERP-Software XRechnung oder ZUGFeRD in einem gültigen Profil erzeugen? Wenn nicht: Update oder Zusatzmodul beim Anbieter anfragen.
November: Stammdaten und Test
Rechnungs-E-Mail-Adressen Ihrer Kunden erfassen, bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID hinterlegen, Testrechnungen an ausgewählte Kunden senden.
Dezember: Kommunikation und Dokumentation
Kunden über die Umstellung informieren, Ablauf in der Verfahrensdokumentation beschreiben, Archivierung der ausgehenden E-Rechnungen festlegen.
Checkliste: Bereit für 2027?
- ☐ Umsatz 2026 hochgerechnet – Pflicht ab 2027: ja oder nein?
- ☐ Ausnahmen geklärt (B2C, Kleinbeträge, Ausland, steuerfreie Leistungen)
- ☐ Rechnungssoftware erzeugt XRechnung oder ZUGFeRD in gültigem Profil
- ☐ Rechnungs-E-Mail-Adressen der Kunden erfasst
- ☐ Leitweg-IDs für öffentliche Auftraggeber hinterlegt
- ☐ Testrechnungen erfolgreich verschickt
- ☐ Kunden informiert
- ☐ Archivierung der ausgehenden E-Rechnungen geregelt
- ☐ Verfahrensdokumentation aktualisiert
Fünf häufige Irrtümer zur E-Rechnung
„Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist eine E-Rechnung.“
Nein. Eine E-Rechnung braucht einen strukturierten Datensatz nach EN 16931. Ein reines PDF ist eine sonstige Rechnung.
„Der Kunde muss der E-Rechnung zustimmen.“
Nein. Seit 2025 ist für E-Rechnungen keine Zustimmung des Empfängers mehr nötig. Eine Zustimmung braucht es während der Übergangszeit nur noch für sonstige elektronische Rechnungen wie PDFs.
„E-Rechnungen müssen über ein spezielles Portal verschickt werden.“
Im B2B-Geschäft nicht. Der Versand per E-Mail ist zulässig. Portale und Netzwerke wie Peppol sind vor allem bei öffentlichen Auftraggebern üblich.
„Ein Ausdruck reicht für die Archivierung.“
Nein. Aufbewahrt werden muss der strukturierte Datensatz in seinem Originalformat – acht Jahre lang und unverändert.
„Die Pflicht betrifft mich erst 2028.“
Nur, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro liegt. Und auch dann lohnt es sich, die Umstellung 2027 in Ruhe vorzubereiten.
Archivierung: Auch ausgehende E-Rechnungen zählen
Viele denken bei der E-Rechnung nur an den Versand. Doch auch die ausgehende E-Rechnung ist ein Buchungsbeleg und muss acht Jahre lang unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden – und zwar der strukturierte Datensatz, nicht nur ein PDF-Abbild.
Am einfachsten ist es, wenn eingehende und ausgehende E-Rechnungen im selben digitalen Archiv landen: einheitlich durchsuchbar, revisionssicher und für die Betriebsprüfung jederzeit verfügbar.
Ausblick: Die E-Rechnung ist erst der Anfang
Mittelfristig wird die E-Rechnung Grundlage für digitale Meldesysteme. Auf EU-Ebene sieht das Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) ab 2030 eine elektronische Meldepflicht für grenzüberschreitende Umsätze vor. Wer seine Rechnungsprozesse jetzt sauber digitalisiert, ist für diese Schritte bereits gut aufgestellt.
Häufige Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen verschicken?
Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen.
Welcher Umsatz zählt für die 800.000-Euro-Grenze?
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres. Für die Pflicht ab 2027 kommt es also auf den Umsatz im Jahr 2026 an.
Muss ich auch Rechnungen an Privatkunden als E-Rechnung schicken?
Nein. Die Pflicht betrifft nur Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind ausgenommen.
Reicht eine PDF-Rechnung ab 2027 noch aus?
Für Unternehmen über der 800.000-Euro-Grenze nicht mehr, sofern keine Ausnahme greift. Kleinere Unternehmen dürfen PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2027 verschicken.
Fazit: Jetzt planen, im Januar entspannt sein
Die Versandpflicht ab 2027 ist kein Hexenwerk, aber sie braucht ein paar Wochen Vorlauf: Software prüfen, Stammdaten pflegen, testen, Kunden informieren. Wer im September startet, ist im Januar entspannt.
Tidion empfängt XRechnung und ZUGFeRD automatisch, macht sie lesbar und archiviert ein- und ausgehende E-Rechnungen revisionssicher an einem Ort. Die Grundlagen zur Empfangspflicht finden Sie in unserem Beitrag zur E-Rechnungspflicht.
E-Rechnungen sicher archivieren
Ein- und ausgehende E-Rechnungen automatisch erkennen, lesbar machen und GoBD-konform aufbewahren.
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