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Digitaler Postkorb

Ihr zentraler Posteingang für alle Dokumente vor der endgültigen Archivierung – mit automatischem Routing, intelligenten Workflows und nahtloser Zusammenarbeit.

Automatisch geroutet Workflow-optimiert

Ihr digitaler Posteingang – intelligent organisiert und automatisch verwaltet

Der digitale Postkorb von Tidion ist Ihr zentraler Hub für alle eingehenden Dokumente. Mit automatischem Routing, flexiblen Status-Workflows und intelligenten Filtern behalten Sie immer den Überblick.

Automatisches Routing – Dokumente finden den richtigen Weg

Dokumente werden entweder automatisch an die richtige Person oder Gruppe weitergeleitet oder manuell zugewiesen. Basierend auf den Inhalt eines Dokuments erfolgt die automatische Zuweisung – ohne manuellen Aufwand.

Filtern Sie nach Routing-Art: automatisch zugewiesene Dokumente, manuell zugewiesene Einzelpersonen oder Gruppen. So sehen Sie auf einen Blick, wie Dokumente zugeordnet wurden.

✓ Zeitersparnis: Keine manuelle Zuweisung mehr – Dokumente landen automatisch beim richtigen Bearbeiter.

Digitaler Postkorb
Digitaler Postkorb

Status-Workflow für klare Bearbeitungsprozesse

Organisieren Sie Ihre Dokumente mit einem intuitiven Status-System. Die Status-Tabs werden von Ihnen frei definierbar.

Ändern Sie den Status jederzeit mit einem Klick – von "Neu" über z.B. "In Bearbeitung" und behalten Sie den Überblick über alle Dokumente in Ihrem Postkorb. Am Ende des Bearbeitungsprozesses wird das Dokument archiviert und mit Ihm alle Informationen, die Sie im Prozess verwendet haben.

✓ Transparenz: Sie haben den Überblick über alle Dokumente in Ihrem Postkorb und können sie jederzeit endgültig archivieren.

Intelligente Filter für präzise Übersicht

Filtern Sie nach Routing-Art (automatisch, manuell an Benutzer, manuell an Gruppe) oder nach Gruppen. Kombinieren Sie Filter für noch präzisere Ergebnisse.

Alle aktiven Filter werden übersichtlich angezeigt und können jederzeit mit einem Klick entfernt werden. So behalten Sie immer die volle Kontrolle über Ihre Ansicht.

✓ Fokussierte Arbeit: Sehen Sie nur die Dokumente, die für Sie relevant sind – ohne Ablenkung.

Wiedervorlagen – nie wieder etwas vergessen

Setzen Sie Wiedervorlagen mit Datum und Notiz für Dokumente, die zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden sollen. Das System erinnert Sie automatisch, wenn das Fälligkeitsdatum erreicht ist.

Dokumente mit Wiedervorlage verschwinden aus dem normalen Postkorb und erscheinen automatisch wieder, sobald das Fälligkeitsdatum erreicht ist. Bearbeiten Sie Datum und Notiz jederzeit oder schließen Sie die Wiedervorlage manuell ab.

✓ Automatische Erinnerung: Dokumente kehren automatisch in den Postkorb zurück, wenn sie fällig werden – mit visueller Hervorhebung.

Wiedervorlagen

Kommentare und persönliche Notizen für optimale Zusammenarbeit

Fügen Sie öffentliche Kommentare hinzu, die für alle sichtbar sind und bei der Archivierung erhalten bleiben. Oder nutzen Sie persönliche Notizen, die nur für Sie und Manager sichtbar sind und nicht archiviert werden.

Ihre Möglichkeiten:

  • Öffentliche Kommentare für Team-Kommunikation
  • Persönliche Notizen für interne Arbeitsorganisation
  • Chronologische Anzeige aller Kommentare und Notizen
  • Automatische Zeitstempel und Autorenangaben

Kommentare und Notizen werden chronologisch angezeigt – so behalten Sie den Überblick über alle Diskussionen und Gedanken zu einem Dokument.

Dokument bearbeiten

Dokumente direkt bearbeiten und organisieren

In der Dokumentenansicht können Sie sofort aktiv werden: Fügen Sie Kommentare hinzu, weisen Sie das Dokument einem Ordner zu oder versehen Sie es mit Tags für die spätere Suche.

Sehen Sie auf einen Blick, wann das Dokument per E-Mail versendet wurde und an wen. Alle Änderungen werden sofort gespeichert – Sie müssen nichts extra bestätigen.

✓ Direkt am Dokument arbeiten: Fügen Sie Notizen, Stempel oder Markierungen direkt auf dem Dokument hinzu – ohne dabei das Original zu verändern.

Dokumente einfach weiterleiten – Zuständigkeiten klar übertragen

Leiten Sie Dokumente mit einem Klick an Kollegen weiter. Wählen Sie den Empfänger aus einer intelligenten Suchliste und fügen Sie optional eine Nachricht hinzu.

Bei der Weiterleitung werden aktive Wiedervorlagen automatisch abgeschlossen. Das Dokument verschwindet aus Ihrem Postkorb und erscheint beim Empfänger – so ist die Zuständigkeit klar geregelt.

✓ Nahtlose Übergabe: Dokumente werden sauber weitergeleitet – ohne Verwirrung über Zuständigkeiten.

Digitaler Postkorb

Dokumente professionell archivieren

Archivieren Sie Dokumente mit einem Klick in eines Ihrer Archive. Wählen Sie das Archiv, ordnen Sie das Dokument optional Akten zu und fügen Sie einen Archivierungs-Kommentar hinzu.

Kommentare, individuelle Suchbegriffe und ein bearbeiter Titel werden bei der Archivierung mit übernommen. Das Dokument verschwindet aus dem Postkorb und ist sicher im Archiv gespeichert.

✓ Vollständige Dokumentation: Alle Informationen bleiben erhalten – für Compliance und Nachvollziehbarkeit.

Weitere Vorteile des digitalen Postkorbs

Dokumenttitel bearbeiten

Passen Sie Dokumenttitel an Ihre Bedürfnisse an – der Original-Titel bleibt erhalten und wird bei der Archivierung mit übernommen.

Vollständiges Protokoll

Alle Aktionen werden protokolliert – von Status-Änderungen über Kommentare bis hin zu Weiterleitungen. Ideal für Compliance und Nachvollziehbarkeit.

Nachrichtenverlauf

Sehen Sie alle Nachrichten, die mit einem Dokument verbunden sind. Ungelesene Nachrichten werden hervorgehoben und erscheinen zuerst in der Liste.

Pagination für große Mengen

Bei vielen Dokumenten sorgt die Pagination (20 Dokumente pro Seite) für optimale Performance und übersichtliche Darstellung.

Mobile-optimiert

Alle Funktionen sind auch auf mobilen Geräten vollständig verfügbar – arbeiten Sie von überall aus produktiv.

Dokument-Vorschau

In der Kartenansicht können Sie Dokumente per Hover vergrößern – für schnelle Erkennung ohne Öffnen.

Häufige Fragen

Wie funktioniert das automatische Routing?

Dokumente werden basierend auf Dokumenttyp, Absender oder Inhalt automatisch an die richtige Person oder Gruppe weitergeleitet. Sie können jederzeit nach Routing-Art filtern, um zu sehen, wie Dokumente zugeordnet wurden.

Was passiert mit Dokumenten in Wiedervorlagen?

Dokumente mit Wiedervorlage verschwinden aus dem normalen Postkorb und erscheinen automatisch wieder, sobald das Fälligkeitsdatum erreicht ist. Sie werden dann visuell hervorgehoben und mit einem "Wiedervorlage fällig"-Badge markiert.

Was ist der Unterschied zwischen Kommentaren und persönlichen Notizen?

Kommentare sind für alle sichtbar, die Zugriff auf das Dokument haben, und werden bei der Archivierung mit übernommen. Persönliche Notizen sind nur für Sie und Manager sichtbar und werden nicht archiviert – ideal für interne Arbeitsnotizen.

Werden alle Änderungen protokolliert?

Ja! Alle Aktionen werden im Protokoll festgehalten: Status-Änderungen, Kommentare, Weiterleitungen, Archivierungen und mehr. So haben Sie immer eine vollständige Nachvollziehbarkeit – ideal für Compliance und Audit-Anforderungen.

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