Tidion® ist eine fortschrittliche Plattform, die für die digitale, sichere und gesetzeskonforme Archivierung betrieblicher Unterlagen konzipiert wurde. Sie bietet eine effiziente und zuverlässige Lösung zur Organisation und Speicherung wichtiger Dokumente, wobei höchste Sicherheitsstandards eingehalten werden, um die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Daten zu gewährleisten.

Tidion® arbeitet als Server-System, das sowohl in einer Inhouse-Variante als Hardware in Ihrem Unternehmen als auch als Cloud-Lösung implementiert werden kann. Dies ermöglicht Ihnen einen flexiblen und ortsunabhängigen Zugriff auf Ihre Daten. Ein wesentliches Merkmal von Tidion® ist die integrierte OCR-Funktion (Optische Zeichenerkennung), die die ersten 999 Zeichen der ersten Seite eines PDF-Dokuments automatisch erfasst. Diese erkannten Zeichen werden dann der Suchfunktion hinzugefügt, wodurch die Auffindbarkeit von Dokumenten erheblich erleichtert und beschleunigt wird. Diese Kombination aus vielseitigen Einsatzmöglichkeiten und fortschrittlicher Technologie macht Tidion® zu einer effizienten Lösung für die digitale Archivierung.

Tidion® bietet flexible Lösungen zur Archivierung Ihrer Dokumente. Sie können Dokumente über FTP mit einem Scanner oder Multifunktionsgerät (Kopierer) einbringen. Direkt am Computer steht Ihnen das Explorer-Plugin für Windows zur Verfügung. Mit einem Rechtsklick auf ein PDF-Dokument können Sie es direkt in ein Archiv verschieben und dabei zusätzliche, eigene Suchbegriffe festlegen.

Die benutzerfreundliche Suchfunktion von Tidion® basiert auf dem "Tag"-Prinzip. Dabei geben Sie einzelne Schlüsselwörter oder Wortketten in das Suchfeld ein. Um Ihre Suche weiter zu verfeinern, können Sie zusätzlich Tags verwenden. Diese Tags ermöglichen es Ihnen, Ihre Suchanfrage zu präzisieren und relevantere Ergebnisse zu erzielen. Innerhalb der angezeigten Suchergebnisse haben Sie zudem die Möglichkeit, die verwendeten Tags anzupassen oder zu erweitern. Diese Flexibilität bei der Handhabung von Tags verbessert die Suchergebnisse, besonders wenn viele Treffer vorliegen, und erleichtert so das Auffinden spezifischer Informationen.

Ja, die Archivierungslösung Tidion® entspricht den Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Die GoBD setzt hohe Standards für die digitale Dokumentenablage. Ein wichtiger Aspekt dabei ist die Bereitstellung einer Verfahrensdokumentation, die wir Ihnen zur Verfügung stellen. Zudem umfasst Tidion® technische Funktionen, die für die GoBD-Konformität essenziell sind, wie automatisierte Backups, die Unveränderbarkeit von Dokumenten und eine nachvollziehbare Dokumentenlöschung, die beispielsweise aus Datenschutzgründen erfolgt. Diese Funktionen gewährleisten, dass die Archivierung mit Tidion® den gesetzlichen Anforderungen entspricht und Ihre Daten sicher und regelkonform verwaltet werden.

Tidion® bietet umfangreiche Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Unternehmensstrukturen durch die Bereitstellung von insgesamt vier eigenständigen Archivräumen. Diese Archivräume können von Ihnen individuell benannt werden, um eine klare Unterscheidung und Organisation zu ermöglichen.

Trotz der Verfügbarkeit von bis zu vier individuell benennbaren Archivräumen erfolgt der Zugriff auf alle Archive über einen zentralen Einstiegspunkt. Das bedeutet, dass Benutzer nicht zwischen verschiedenen Archiven wechseln müssen, um auf unterschiedliche Archive zuzugreifen. Wenn ein Benutzer das Recht hat, in mehreren Archiven zu suchen, kann er zu Beginn seiner Suche auswählen, in welchem Archivraum er suchen möchte. Alternativ können ihm auch Ergebnisse aus allen ihm zugänglichen Archiven angezeigt werden. In diesem Fall wird jedes Dokument klar gekennzeichnet, um zu zeigen, in welchem Archivraum es sich befindet. Diese Funktion erleichtert es dem Benutzer, den Überblick zu behalten und effizient in den gewünschten Bereichen zu suchen, ohne die Orientierung zu verlieren. Dieser integrierte und benutzerfreundliche Ansatz macht Tidion® zu einer effektiven und effizienten Lösung für die Dokumentenverwaltung und -suche in Unternehmen.