Tidion® is een geavanceerd platform ontworpen voor de digitale, veilige en wettelijk conforme archivering van bedrijfsdocumenten. Het biedt een efficiënte en betrouwbare oplossing voor het organiseren en opslaan van belangrijke documenten, terwijl de hoogste veiligheidsnormen worden gehandhaafd om de integriteit en vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen.

Tidion® werkt als een server systeem dat zowel in een on-premise versie als hardware in uw bedrijf als in een cloudoplossing geïmplementeerd kan worden. Dit biedt u flexibele en locatie-onafhankelijke toegang tot uw gegevens. Een belangrijk kenmerk van Tidion® is de geïntegreerde OCR-functie (Optische Karakterherkenning), die automatisch de eerste 999 tekens van de eerste pagina van een PDF-document herkent. Deze herkende tekens worden vervolgens toegevoegd aan de zoekfunctie, waardoor het veel eenvoudiger en sneller is om documenten te vinden. Deze combinatie van veelzijdigheid en geavanceerde technologie maakt Tidion® een efficiënte oplossing voor digitale archivering.

Tidion® biedt flexibele oplossingen voor het archiveren van uw documenten. U kunt documenten via FTP invoeren met een scanner of multifunctioneel apparaat (kopieermachine). Op uw computer is de Explorer-plugin voor Windows beschikbaar. Met een rechtermuisklik op een PDF-document kunt u het direct naar een archief verplaatsen en daarbij extra, zelfgekozen zoektermen instellen.

De gebruiksvriendelijke zoekfunctie van Tidion® is gebaseerd op het 'tag'-principe. U voert individuele trefwoorden of woordreeksen in het zoekveld in. Om uw zoekopdracht verder te verfijnen, kunt u ook tags gebruiken. Deze tags stellen u in staat om uw zoekopdracht te verfijnen en meer relevante resultaten te verkrijgen. Binnen de weergegeven zoekresultaten heeft u ook de optie om de gebruikte tags aan te passen of uit te breiden. Deze flexibiliteit in de omgang met tags verbetert de zoekresultaten, vooral wanneer er veel hits zijn, en maakt het gemakkelijker om specifieke informatie te vinden.

Ja, de Tidion® archiveringsoplossing voldoet aan de vereisten van de principes voor het juiste beheer en opslag van boeken, administratie en documenten in elektronische vorm en voor gegevenstoegang (GoBD). De GoBD stelt hoge normen voor digitale documentopslag. Een belangrijk aspect hiervan is het verstrekken van procedurele documentatie, die wij aan u beschikbaar stellen. Tidion® bevat ook technische functies die essentieel zijn voor naleving van de GoBD, zoals geautomatiseerde back-ups, de onveranderlijkheid van documenten en traceerbare documentverwijdering, bijvoorbeeld om redenen van gegevensbescherming. Deze functies zorgen ervoor dat archiveren met Tidion® voldoet aan wettelijke vereisten en dat uw gegevens veilig en volgens de regels worden beheerd.

Tidion® biedt uitgebreide flexibiliteit en aanpasbaarheid aan verschillende bedrijfsstructuren door in totaal vier onafhankelijke archiefruimtes te bieden. U kunt deze archiefruimtes individueel benoemen om duidelijke differentiatie en organisatie mogelijk te maken.

Ondanks de beschikbaarheid van maximaal vier individueel te benoemen archiefruimtes, gebeurt de toegang tot alle archieven via een centraal toegangspunt. Dit betekent dat gebruikers niet hoeven te schakelen tussen verschillende archieven om toegang te krijgen tot verschillende archieven. Als een gebruiker het recht heeft om in meerdere archieven te zoeken, kan hij bij de start van zijn zoektocht kiezen in welke archiefruimte hij wil zoeken. Alternatief kunnen ook resultaten uit alle archieven waartoe hij toegang heeft, getoond worden. In dit geval is elk document duidelijk gelabeld om aan te geven in welke archiefruimte het zich bevindt. Deze functie maakt het voor gebruikers gemakkelijker om het overzicht te bewaren en efficiënt te zoeken in de gewenste gebieden zonder hun oriëntatie te verliezen. Deze geïntegreerde en gebruiksvriendelijke aanpak maakt Tidion® tot een effectieve en efficiënte oplossing voor documentbeheer en zoeken in organisaties.