Was bedeutet digitale Archivierung? – Ein Leitfaden für Unternehmen

Digitale Archivierung ist heute für jedes Unternehmen unverzichtbar. Doch was genau steckt dahinter, und warum sollten Unternehmen auf digitale Archivlösungen setzen? In diesem Leitfaden erklären wir, was digitale Archivierung bedeutet und wie Unternehmen von einer solchen Lösung profitieren können.

Digitale Archivierung einfach erklärt

Digitale Archivierung bezeichnet die elektronische und systematische Speicherung von Dokumenten, Rechnungen, E-Mails und anderen Unterlagen. Ziel ist es, alle Dokumente zentral, dauerhaft und rechtskonform aufzubewahren. Dies geschieht meist cloudbasiert und unter Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der GoBD und DSGVO.

Warum ist digitale Archivierung wichtig?

Digitale Archivierung bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile:

• Zeitersparnis: Dokumente werden automatisch erfasst und können schnell über eine Volltextsuche gefunden werden.
• Kostenersparnis: Keine Investition in Hardware oder physische Archivräume nötig.
• Compliance: GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung schützt vor rechtlichen Risiken.
• Effizienzsteigerung: Automatisierte Workflows sorgen für reibungslose Prozesse und minimieren Fehler.

Wie funktioniert digitale Archivierung?

1. Digitalisierung von Dokumenten: Papierdokumente werden eingescannt und mittels OCR-Texterkennung durchsuchbar gemacht.
2. Automatische Indexierung: Dokumente werden verschlagwortet und strukturiert abgelegt.
3. Cloud-basierte Speicherung: Alle Unterlagen werden sicher in der Cloud gespeichert und sind standortunabhängig verfügbar.
4. Automatische Workflows: Prozesse wie Rechnungseingänge oder Postverteilung erfolgen automatisch.

Rechtssicherheit und Compliance

Unternehmen müssen Unterlagen oft über mehrere Jahre unverändert und nachvollziehbar speichern. Digitale Archivierungslösungen, wie Tidion®, erfüllen diese Anforderungen, indem sie Dokumente manipulationssicher, GoBD-konform und DSGVO-konform speichern.

Vorteile der digitalen Archivierung mit Tidion®:

• Cloud-basierte Lösung ohne eigene IT-Infrastruktur
• Automatische OCR-Texterkennung und Volltextsuche
• Rechtskonforme und revisionssichere Archivierung
• Effiziente digitale Aktenverwaltung
• Automatisierte Workflows und E-Rechnungsverarbeitung

Setzen Sie auf digitale Archivierung mit Tidion®, um Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen. Weitere Informationen zu den Funktionen und Vorteilen unserer Archivierungslösung finden Sie auf unserer Funktionsseite.

Quellen

• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD)
• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)