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GoBD-konforme digitale Archivierung

Mit Tidion® archivieren Sie Ihre Dokumente GoBD-konform, revisionssicher und zukunftsfähig. Alle Dokumente sind jederzeit verfügbar, sofort auffindbar und gesetzeskonform geschützt.

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Was bedeutet GoBD?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) regeln, wie steuerlich relevante Dokumente aufzubewahren sind.

Sie gelten insbesondere für:

  • • Buchungsbelege
  • • Rechnungen (Ein- und Ausgang)
  • • Lieferscheine
  • • Verträge
  • • E-Mails mit steuerlicher Relevanz
  • • Digitale Auswertungen und Protokolle

Digitale Archivierung unterliegt höheren Anforderungen

Während bei Papierdokumenten häufig die reine Aufbewahrung des Originals ausreicht, stellt die GoBD an digitale Dokumente deutlich höhere Anforderungen.

Digitale Archivierung muss:

  • ✓ revisionssicher sein
  • ✓ unveränderbar sein
  • ✓ vollständig nachvollziehbar sein
  • ✓ technisch dokumentiert sein
  • ✓ jederzeit maschinell auswertbar sein

⚠️ Wichtig: Ein einfaches Speichern auf Netzlaufwerken, lokalen Festplatten oder in E-Mail-Postfächern ist nicht GoBD-konform.

Warum Tidion® GoBD-konform ist

Tidion® erfüllt die zentralen Anforderungen der GoBD durch revisionssichere Speicherung, vollständige Nachvollziehbarkeit und klare Zugriffsregelungen.

Revisionssichere Ablage

Originaldokumente bleiben unverändert. Änderungen sind technisch ausgeschlossen. Jede Aktion ist protokolliert und nachvollziehbar.

Vollständige Nachvollziehbarkeit

Transparente Ablagestrukturen, protokollierte Nutzeraktivitäten und nachvollziehbare Löschvorgänge. Alle Schritte sind dokumentiert.

Datensicherheit & Backups

Automatisierte, regelmäßige Backups und gesicherte Datenspeicherung. Hohe Verfügbarkeit auch bei technischen Störungen.

Klare Zugriffsrechte

Individuell geregelte Nutzerrechte, rollenbasierte Zugriffskontrollen. Schutz sensibler Daten vor unbefugtem Zugriff.

Arbeiten ohne GoBD-Verstoß

Dokumente kommentieren, digitalen Akten zuordnen, Informationen ergänzen – ohne die Integrität des Originaldokuments zu gefährden.

GoBD & DSGVO im Einklang

Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen einhalten und DSGVO-konform löschen, sobald Fristen ablaufen. Dokumentierte Löschprozesse.

Wichtige Aspekte im Detail

Revisionssicherheit – zentrale Anforderung der GoBD

Die GoBD verlangt, dass digitale Dokumente nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden können.

Tidion® stellt sicher:

  • ✓ Originaldokumente bleiben unverändert
  • ✓ Änderungen sind technisch ausgeschlossen
  • ✓ Jede Aktion ist protokolliert und nachvollziehbar
  • ✓ Keine Überschreibung oder stille Manipulation

Wichtig: Bereits das nachträgliche Umbenennen, Verschieben oder Ersetzen von Dateien kann die GoBD-Konformität verletzen, wenn keine revisionssichere Lösung eingesetzt wird.

Nachvollziehbarkeit und Verfahrensdokumentation

Die GoBD fordert, dass ein sachverständiger Dritter (z. B. Betriebsprüfer) den gesamten Prozess jederzeit nachvollziehen kann.

Dazu gehören:

  • • Dokumentierte Archivierungsprozesse
  • • Transparente Ablagestrukturen
  • • Vollständige Protokollierung aller Zugriffe
  • • Nachweisbare Löschvorgänge

Tidion® unterstützt diese Anforderungen durch transparente Löschprotokolle, protokollierte Nutzeraktivitäten und klare Abläufe in der digitalen Dokumentenverwaltung.

Datensicherheit & Backup-Pflicht

Bei digitaler Archivierung verlangt die GoBD einen besonders hohen Schutz vor Datenverlust.

GoBD-konform bedeutet:

  • ✓ Schutz vor versehentlichem Löschen
  • ✓ Schutz vor Hardwaredefekten
  • ✓ Schutz vor Manipulation
  • ✓ Wiederherstellbarkeit im Ernstfall

Tidion® erfüllt diese Anforderungen durch automatisierte, regelmäßige Backups, gesicherte Datenspeicherung und hohe Verfügbarkeit archivierter Dokumente.

Zugriffsrechte & interne Kontrolle

Die GoBD fordert klare Regelungen darüber, wer was darf.

Tidion® ermöglicht:

  • ✓ Individuell geregelte Nutzerrechte
  • ✓ Rollenbasierte Zugriffskontrollen
  • ✓ Schutz sensibler Daten vor unbefugtem Zugriff
  • ✓ Trennung von Lesen, Bearbeiten und administrativen Rechten

So wird sichergestellt, dass Dokumente nicht manipuliert und nur berechtigten Personen zugänglich gemacht werden.

Ihre Vorteile mit Tidion® auf einen Blick

  • ✓ GoBD-konforme digitale Archivierung
  • ✓ Revisionssichere Speicherung
  • ✓ Unveränderbare Originaldokumente
  • ✓ Automatisierte Backups
  • ✓ Transparente Protokolle
  • ✓ Klare Zugriffsrechte
  • ✓ DSGVO-konforme Löschkonzepte
  • ✓ Sicherheit bei Betriebsprüfungen

FAQ

Was bedeutet GoBD?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) regeln, wie steuerlich relevante Dokumente aufzubewahren sind. Sie gelten für Buchungsbelege, Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, E-Mails mit steuerlicher Relevanz und digitale Auswertungen.

Was bedeutet revisionssichere Archivierung?

Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass digitale Dokumente nach ihrer Archivierung nicht mehr unbemerkt verändert, überschrieben oder gelöscht werden können. Das Originaldokument bleibt unverändert, alle Zugriffe und Aktionen werden protokolliert und sind nachvollziehbar.

Ist Tidion® GoBD-konform?

Tidion® unterstützt GoBD-Anforderungen durch revisionssichere Speicherung, unveränderbare Originaldokumente, vollständige Protokollierung, automatisierte Backups, klare Zugriffsrechte und transparente Löschprotokolle. Die konkrete Konformität hängt von Konfiguration, Prozessen und Nutzung ab.

Was unterscheidet digitale Archivierung von einfachem Speichern?

Ein einfaches Speichern auf Netzlaufwerken, lokalen Festplatten oder in E-Mail-Postfächern ist nicht GoBD-konform. Digitale Archivierung muss revisionssicher, unveränderbar, vollständig nachvollziehbar, technisch dokumentiert und jederzeit maschinell auswertbar sein.

Wie funktioniert GoBD-konforme Archivierung mit Tidion®?

Tidion® stellt sicher, dass Originaldokumente unverändert bleiben, Änderungen technisch ausgeschlossen sind, jede Aktion protokolliert wird, automatisierte Backups erfolgen, Zugriffsrechte klar geregelt sind und Löschvorgänge transparent dokumentiert werden.

Sicherheit bei Prüfungen und im Tagesgeschäft

Mit Tidion® schaffen Sie die Grundlage für eine rechtssichere digitale Archivierung, die sowohl den Anforderungen der GoBD als auch den praktischen Bedürfnissen des Arbeitsalltags gerecht wird.

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