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Akten-Verwaltung

Organisieren Sie Ihre Dokumente so intuitiv wie nie zuvor – mit hierarchischen Strukturen, intelligenten Filtern und flexibler Sichtbarkeit.

Flexibel organisierbar Sicher geteilt

Ihre Dokumente perfekt organisiert – so wie Sie es brauchen

Mit der Akten-Verwaltung von Tidion strukturieren Sie Ihre Dokumente nach Ihren Bedürfnissen. Ob flache Listen oder verschachtelte Hierarchien – Sie entscheiden, wie Sie arbeiten möchten.

Dokumente intelligent zuordnen – einfach und flexibel

Ordnen Sie Dokumente mehreren Akten gleichzeitig zu – perfekt für Dokumente, die zu verschiedenen Projekten gehören. Die Zuordnung erfolgt mit einem intuitiven Dropdown, das alle verfügbaren Akten anzeigt.

Erstellen Sie sogar neue Akten direkt während der Zuordnung – alles ohne die Dokumentenansicht zu verlassen. Die Zuordnung wird automatisch gespeichert und ist sofort sichtbar.

✓ Flexible Zuordnung: Ein Dokument kann mehreren Akten zugeordnet werden – für maximale Flexibilität.

Aktenverwaltung

Intelligente Suche und Filter für schnelles Finden

Finden Sie Akten blitzschnell mit der Live-Suche – während Sie tippen, werden die Ergebnisse sofort gefiltert. Kombinieren Sie mehrere Filter gleichzeitig: Filtern Sie nach Sichtbarkeit (öffentlich, privat, geteilt) oder blenden Sie leere Akten aus.

Ihre Möglichkeiten:

  • Live-Suche nach Aktennamen während der Eingabe
  • Filter nach Sichtbarkeit (öffentlich, privat, geteilt)
  • Leere Akten ausblenden für bessere Übersicht
  • Automatische Sortierung: Favoriten zuerst, dann alphabetisch

Alle Filter können jederzeit aktiviert oder deaktiviert werden – so behalten Sie immer die volle Kontrolle über Ihre Ansicht.

Hierarchische Strukturen für komplexe Organisationen

Organisieren Sie Ihre Akten in verschachtelten Hierarchien – perfekt für große Projekte oder Abteilungsstrukturen. Erstellen Sie übergeordnete Ordner und verschachteln Sie Akten beliebig tief.

Navigieren Sie intuitiv durch die Hierarchie mit dem Ordnerbaum auf der linken Seite und Breadcrumbs für schnelle Pfad-Navigation. Wechseln Sie jederzeit zwischen hierarchischer und flacher Ansicht.

✓ Flexible Struktur: Von flachen Listen bis zu komplexen Hierarchien – alles ist möglich.

Aktenverwaltung
Aktenverwaltung

Individuelle Akten-Gestaltung mit Farben und Icons

Gestalten Sie jede Akte nach Ihren Wünschen: Wählen Sie aus 10 vordefinierten Farben oder erstellen Sie Ihre eigene Farbe mit dem Farbwähler. Zusätzlich stehen Ihnen 22 verschiedene Icons zur Verfügung – von Ordnern über Gebäude bis hin zu Transport-Symbolen.

So erkennen Sie wichtige Akten auf einen Blick und schaffen eine visuelle Struktur, die zu Ihrem Arbeitsstil passt.

✓ Visuelle Organisation: Farben und Icons helfen Ihnen, Akten schneller zu finden und zu kategorisieren.

Flexible Sichtbarkeit für maximale Kontrolle

Bestimmen Sie, wer Ihre Akten sehen kann: Öffentliche Akten sind für alle sichtbar, private Akten nur für Sie, und geteilte Akten können Sie gezielt mit ausgewählten Benutzern teilen.

Sensible Projekt-Akten bleiben geschützt, während allgemeine Akten für alle zugänglich sind. Die Sichtbarkeitseinstellungen können jederzeit angepasst werden.

✓ Sicherheit durch Kontrolle: Sie entscheiden, wer Zugriff auf welche Akten hat – für maximale Datensicherheit.

Favoriten für schnellen Zugriff auf wichtige Akten

Markieren Sie bis zu 4 Akten als Favoriten – diese erscheinen immer ganz oben in Ihrer Liste, unabhängig von der alphabetischen Sortierung. So haben Sie Ihre wichtigsten Akten immer sofort im Blick.

Favoriten sind benutzerspezifisch – jeder Mitarbeiter kann seine eigenen Favoriten setzen, ohne andere zu beeinflussen.

✓ Produktivitäts-Boost: Wichtige Akten sind immer nur einen Klick entfernt.

Aktenverwaltung

Kategorien für zusätzliche Strukturierung

Weisen Sie Dokumenten innerhalb einer Akte Kategorien zu und filtern Sie danach. So können Sie auch innerhalb großer Akten schnell die gewünschten Dokumente finden.

Alle verwendeten Kategorien werden automatisch als Filter-Buttons angezeigt. Kategorien können jederzeit zugewiesen, geändert oder entfernt werden.

✓ Zusätzliche Struktur: Kategorien helfen Ihnen, auch in großen Akten den Überblick zu behalten.

Flexible Ansichtsmodi für jeden Arbeitsstil

Wählen Sie zwischen Kartenansicht und Listenansicht – je nachdem, was Ihnen besser liegt. Die Kartenansicht bietet eine übersichtliche visuelle Darstellung, während die Listenansicht mehr Akten auf einmal zeigt.

Ihre bevorzugte Ansicht wird automatisch gespeichert und beim nächsten Besuch wiederhergestellt. So arbeiten Sie immer genau so, wie es Ihnen am besten gefällt.

✓ Individuell anpassbar: Jeder Benutzer kann seine bevorzugte Ansicht wählen – für maximale Produktivität.

Weitere Vorteile der Akten-Verwaltung

Akte als ZIP herunterladen

Laden Sie alle Dokumente einer Akte auf einmal als ZIP-Datei herunter – perfekt für Archivierung oder Weitergabe an externe Partner.

Direkt in Suche anzeigen

Springen Sie direkt von einer Akte zur Suche – die Suche ist automatisch auf die Dokumente dieser Akte gefiltert.

Automatische Sortierung

Favoriten erscheinen immer zuerst, danach alphabetische Sortierung – für eine konsistente und vorhersehbare Struktur.

Pagination für große Mengen

Bei vielen Akten sorgt die Pagination für eine übersichtliche Darstellung – 16 Akten pro Seite für optimale Performance.

Einfache Bearbeitung

Ändern Sie Aktenname, Beschreibung, Farbe, Icon oder Sichtbarkeit jederzeit – alle Änderungen sind sofort sichtbar.

Mobile-optimiert

Alle Funktionen sind auch auf mobilen Geräten vollständig verfügbar – arbeiten Sie von überall aus produktiv.

Häufige Fragen

Kann ich eine Akte mehreren Benutzern teilen?

Ja! Sie können Akten als "geteilt" markieren und gezielt auswählen, mit welchen Benutzern Sie die Akte teilen möchten. Geteilte Akten sind für alle ausgewählten Benutzer sichtbar und nutzbar.

Kann ein Dokument mehreren Akten zugeordnet werden?

Absolut! Ein Dokument kann beliebig vielen Akten gleichzeitig zugeordnet werden. So können Sie Dokumente, die zu mehreren Projekten gehören, flexibel organisieren.

Was passiert mit Dokumenten, wenn ich eine Akte lösche?

Die Dokumente bleiben im Archiv erhalten – sie werden nur aus der gelöschten Akte entfernt. So gehen keine Dokumente verloren, auch wenn Sie eine Akte versehentlich löschen.

Kann ich die Hierarchie-Ansicht jederzeit ein- und ausschalten?

Ja! Sie können jederzeit zwischen hierarchischer und flacher Ansicht wechseln. Ihre bevorzugte Ansicht wird gespeichert und beim nächsten Besuch automatisch wiederhergestellt.

Fragen zu Tidion®, Funktionen oder den Preisen?

Wir freuen uns von Ihnen zu hören.

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