FAQ
Die meist gestellten Fragen
Was ist die Tidion® Archivierung?
Tidion® ist eine fortschrittliche Plattform, die für die digitale, sichere und gesetzeskonforme Archivierung betrieblicher Unterlagen konzipiert wurde. Sie bietet eine effiziente und zuverlässige Lösung zur Organisation und Speicherung wichtiger Dokumente, wobei höchste Sicherheitsstandards eingehalten werden, um die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Daten zu gewährleisten.
Wie funktioniert Tidion®?
Tidion® arbeitet als Server-System, das sowohl in einer Inhouse-Variante als Hardware in Ihrem Unternehmen als auch als Cloud-Lösung implementiert werden kann. Dies ermöglicht Ihnen einen flexiblen und ortsunabhängigen Zugriff auf Ihre Daten. Ein wesentliches Merkmal von Tidion® ist die integrierte OCR-Funktion (Optische Zeichenerkennung), die die ersten 999 Zeichen der ersten Seite eines PDF-Dokuments automatisch erfasst. Diese erkannten Zeichen werden dann der Suchfunktion hinzugefügt, wodurch die Auffindbarkeit von Dokumenten erheblich erleichtert und beschleunigt wird. Diese Kombination aus vielseitigen Einsatzmöglichkeiten und fortschrittlicher Technologie macht Tidion® zu einer effizienten Lösung für die digitale Archivierung.
Wie bringe ich meine Dokumente in Tidion® ein?
Tidion® bietet flexible Lösungen zur Archivierung Ihrer Dokumente. Sie können Dokumente über FTP mit einem Scanner oder Multifunktionsgerät (Kopierer) einbringen. Direkt am Computer steht Ihnen das Explorer-Plugin für Windows zur Verfügung. Mit einem Rechtsklick auf ein PDF-Dokument können Sie es direkt in ein Archiv verschieben und dabei zusätzliche, eigene Suchbegriffe festlegen.
Wie finde ich meine Dokumente?
Die benutzerfreundliche Suchfunktion von Tidion® basiert auf dem “Tag”-Prinzip. Dabei geben Sie einzelne Schlüsselwörter oder Wortketten in das Suchfeld ein. Um Ihre Suche weiter zu verfeinern, können Sie zusätzlich Tags verwenden. Diese Tags ermöglichen es Ihnen, Ihre Suchanfrage zu präzisieren und relevantere Ergebnisse zu erzielen. Innerhalb der angezeigten Suchergebnisse haben Sie zudem die Möglichkeit, die verwendeten Tags anzupassen oder zu erweitern. Diese Flexibilität bei der Handhabung von Tags verbessert die Suchergebnisse, besonders wenn viele Treffer vorliegen, und erleichtert so das Auffinden spezifischer Informationen.
Ist das GoBD Konform?
Ja, die Archivierungslösung Tidion® entspricht den Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Die GoBD setzt hohe Standards für die digitale Dokumentenablage. Ein wichtiger Aspekt dabei ist die Bereitstellung einer Verfahrensdokumentation, die wir Ihnen zur Verfügung stellen. Zudem umfasst Tidion® technische Funktionen, die für die GoBD-Konformität essenziell sind, wie automatisierte Backups, die Unveränderbarkeit von Dokumenten und eine nachvollziehbare Dokumentenlöschung, die beispielsweise aus Datenschutzgründen erfolgt. Diese Funktionen gewährleisten, dass die Archivierung mit Tidion® den gesetzlichen Anforderungen entspricht und Ihre Daten sicher und regelkonform verwaltet werden.
Wie viele Archive und Benutzer stehen zur Verfügung?
Tidion® bietet umfangreiche Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Unternehmensstrukturen durch die Bereitstellung von insgesamt vier eigenständigen Archivräumen. Diese Archivräume können von Ihnen individuell benannt werden, um eine klare Unterscheidung und Organisation zu ermöglichen.
