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Digitales Archiv für Unternehmen

Ein digitales Archiv ist eine Software zur langfristigen, strukturierten und revisionssicheren Ablage von Dokumenten.

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Kurz erklärt: Was bedeutet „digitales Archiv"?

Ein digitales Archiv ist eine Software-Lösung zur langfristigen, strukturierten Ablage von Dokumenten. Ziel ist, Informationen schnell wiederzufinden (z. B. per OCR-Volltextsuche), Zugriffe zu steuern und Prozesse wie Eingangspost, Rechnungen oder Vertragsakten effizient zu unterstützen.

  • ✓
    Finden statt suchen: Volltext, Filter, Akten/Tags
  • ✓
    Ordnung & Prozesse: Workflows, Wiedervorlagen, Zuständigkeiten
  • ✓
    Compliance-Ready: Unterstützung für GoBD/DSGVO durch Rollen, Protokolle & Regeln

Funktionen eines digitalen Archivs

Revisionssichere Ablage & Nachvollziehbarkeit

Dokumente werden versioniert/geschützt abgelegt, Änderungen können nachvollziehbar protokolliert werden.

OCR-Volltextsuche

Auch gescannte PDFs werden durchsuchbar. Treffer führen direkt zu relevanten Stellen.

Struktur: Akten, Metadaten, Tags

Dokumente lassen sich nach Vorgängen, Kunden, Projekten oder Abteilungen sortieren.

Workflows

Eingangsrechnungen, Postkorb, Freigaben und Aufgaben lassen sich transparent abbilden.

Rollen & Rechte

Feingranulare Zugriffe sorgen dafür, dass nur berechtigte Personen Inhalte sehen oder bearbeiten.

Typische Use Cases

  • •
    Eingangsrechnungen: Erfassen, prüfen, freigeben, wiederfinden
  • •
    Verträge: Fristen, Versionen und schnelle Recherche
  • •
    Personalakten: Strukturierte Ablage mit Zugriffsrechten
  • •
    Projektakten: Alles zum Vorgang an einem Ort

GoBD & DSGVO – was ein digitales Archiv unterstützen sollte

Für viele Unternehmen sind Anforderungen wie Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Berechtigungen, Protokollierung und Aufbewahrungsfristen entscheidend. Ein digitales Archiv sollte diese Funktionen bereitstellen – und Prozesse sollten im Unternehmen passend definiert sein.

Digitales Archiv vs. DMS

Oft werden „digitales Archiv" und „DMS" synonym verwendet. Praktisch gilt: Ein DMS deckt häufig zusätzlich aktives Bearbeiten, Kollaboration und umfangreiche Workflows ab, während „Archiv" den Schwerpunkt auf langfristige, strukturierte Ablage und Wiederauffindbarkeit legt.

FAQ

Was ist ein digitales Archiv?

Eine Software zur elektronischen Ablage von Dokumenten mit Struktur, Suche (OCR) sowie Zugriffskontrolle und Regeln.

Worin unterscheidet sich ein digitales Archiv von einem Backup?

Backup = Wiederherstellung. Archiv = langfristige Ablage + Suche + Prozesse + Nachvollziehbarkeit.

Ist ein digitales Archiv automatisch GoBD-konform?

Die Software kann GoBD-relevante Funktionen bieten – die Konformität hängt von Konfiguration, Prozessen und Nutzung ab.

Wie hilft OCR?

OCR macht gescannte Dokumente per Volltext durchsuchbar und verbessert die Auffindbarkeit deutlich.

Nächster Schritt

Wenn Sie ein digitales Archiv suchen, das Ablage, Suche und Workflows zusammenbringt, zeigen Sie uns kurz Ihren Anwendungsfall.

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