Was bedeutet digitale Archivierung?
Der Wandel zur digitalen Archivierung
Die digitale Archivierung beschreibt den Prozess, physische Dokumente in digitale Formate zu überführen und diese langfristig in einem digitalen System zu speichern. Wo früher Papierakten in Archiven oder Kellern schlummerten, sind die gleichen Dokumente heute dank moderner Softwarelösungen wie Tidion® jederzeit und von überall zugänglich. Die Digitalisierung sorgt nicht nur für Ordnung und Struktur, sondern bietet auch zahlreiche Vorteile in puncto Sicherheit, Effizienz und Nachvollziehbarkeit.
Der Wandel zur digitalen Archivierung: Von Papier zu Bytes
Jeder kennt die Schränke voller Akten: Ordner dicht an dicht, stapelweise Papier, das über Jahre hinweg gehortet wird. Der Aufwand, bestimmte Dokumente herauszusuchen, ist oft enorm. Was früher der Standard war, wirkt heute jedoch zunehmend überholt. Mit der fortschreitenden Digitalisierung hat sich auch die Art und Weise, wie Dokumente archiviert werden, grundlegend verändert. Wo einst Papierakten den Raum füllten, gibt es nun platzsparende und vor allem zeitsparende digitale Lösungen. Ein gutes Beispiel: In der digitalen Welt mit Tidion® reicht oft ein einziger Klick, um das benötigte Dokument zu finden.
Die Vorteile der digitalen Archivierung
- Zeitersparnis: Endlich Schluss mit vollgestopften Regalen und unübersichtlichen Papierstapeln. Die Suche nach einem bestimmten Dokument kann Stunden dauern – oder eben Sekunden. Laut einer Studie von IDC (International Data Corporation) verbringen Büroangestellte im Durchschnitt 30% ihrer Arbeitszeit damit, nach Informationen und Dokumenten zu suchen. Durch den Einsatz von digitalen Archivierungssystemen wie Tidion® kann diese Suchzeit um bis zu 80% reduziert werden. Das bedeutet weniger Zeitaufwand für das Finden von Dokumenten und mehr Fokus auf die eigentlichen Aufgaben. Dank Volltextsuche und einer klar strukturierten Ablage lassen sich benötigte Informationen blitzschnell wiederfinden – und das ganz ohne Stress.
- Sicherheit: Papier kann leicht zerstört werden – sei es durch Feuer, Wasser oder den Zahn der Zeit. Digitale Archive sind sicher vor diesen Gefahren. Dokumente werden auf modernen Servern gespeichert und mehrfach gesichert, damit auch der technische Verfall keine Gefahr darstellt.
- Vorgaben einhalten: Vorschriften wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) erfordern eine revisionssichere Aufbewahrung von geschäftlichen Dokumenten. Digitale Archivsysteme wie Tidion® erfüllen diese Anforderungen durch integrierte Protokollierungen und sichere Aufbewahrung, sodass alle Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind.
Warum digitale Archivierung heute unverzichtbar ist
Im modernen Arbeitsalltag sind Flexibilität und Effizienz entscheidend. Mitarbeiter*innen müssen von überall auf Dokumente zugreifen können – sei es vom Büro, aus dem Home-Office oder unterwegs. Digitale Archivsysteme ermöglichen dies ohne Kompromisse bei der Sicherheit. Auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wird durch die digitale Archivierung erheblich erleichtert. Früher bedeutete die Sicherstellung der GoBD-Konformität oder die Umsetzung von DSGVO-Vorgaben oft händischen Aufwand. Heute werden diese Prozesse durch Systeme wie Tidion® automatisiert und transparent gestaltet.
