Die Archivierung von Dokumenten ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Doch viele Betriebe stehen vor der Frage: Lohnt sich der Wechsel von klassischen Aktenordnern zu einer digitalen Archivierung? In diesem Beitrag vergleicht Tidion® die Kosten beider Varianten.
Klassische Archivierung: Die versteckten Kosten von Papierakten
Papierbasierte Archivierung wirkt zunächst kostengünstig, birgt jedoch langfristig viele versteckte Ausgaben:
- Raumkosten: Lagerfläche für Aktenschränke verursacht Miete und Nebenkosten.
- Materialkosten: Ordner, Register, Druckerpapier, Toner und Verbrauchsmaterialien summieren sich.
- Arbeitszeit: Manuelles Ablegen, Sortieren und Suchen von Dokumenten kostet wertvolle Arbeitszeit.
- Risiko: Verlust oder Beschädigung von wichtigen Dokumenten durch Wasser, Feuer oder menschliche Fehler.
Digitale Archivierung: Transparent und kosteneffizient
Digitale Archivierungslösungen, wie die von Tidion®, ermöglichen eine sichere und rechtssichere Dokumentenverwaltung (GoBD-konform und revisionssicher) und bieten klare Kostenvorteile:
- Platzersparnis: Keine physischen Lagerkosten durch Cloud-Archivierung.
- Effizientes Dokumentenmanagement: Automatischer Dokumenten-Workflow spart Arbeitszeit.
- Reduziertes Fehlerrisiko: Revisionssichere Speicherung schützt zuverlässig vor Verlust und Beschädigung.
- OCR-Texterkennung und Volltextsuche: Ermöglicht schnelle, unkomplizierte und präzise Dokumentensuche.
- Automatisierte Prozesse: Digitale Archivsoftware erleichtert die Verarbeitung elektronischer Dokumente (E-Rechnung, XRechnung) erheblich.
Kostenvergleich im Detail
Laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts spart die digitale Archivierung mittel- bis langfristig bis zu 60 % gegenüber der klassischen Papierarchivierung (https://publica.fraunhofer.de/entities/publication/31e9443c-01f1-4230-9a1c-097911822ce3).
| Kostenpunkt | Klassische Archivierung | Digitale Archivierung |
|---|---|---|
| Lager-/Raumkosten | Hoch | Minimal |
| Materialkosten | Mittel bis Hoch | Minimal |
| Arbeitszeit | Hoch | Niedrig |
| Risiko von Verlust | Hoch | Sehr niedrig |
| Skalierbarkeit | Begrenzt | Hervorragend |
Fazit: Digitale Archivierung lohnt sich
Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) zahlt sich der Umstieg auf eine digitale Archivlösung in mehrfacher Hinsicht aus. Neben deutlichen Kosteneinsparungen profitieren Betriebe von besserer Effizienz, höherer Sicherheit und einfacher Einhaltung rechtlicher Vorgaben (GoBD, DSGVO).
Tidion® bietet maßgeschneiderte digitale Archivierungslösungen mit Aktenfunktion, die speziell auf die Bedürfnisse von KMU abgestimmt sind.
Quellen
- Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO (2020): https://publica.fraunhofer.de/entities/publication/31e9443c-01f1-4230-9a1c-097911822ce3
- Bitkom (2021): https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Leitfaden-Digitale-Archivierung
- Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) (2020): https://www.bmwk.de/Redaktion/DE/Dossier/digitale-transformation-kmu.html
