Die Entscheidung zwischen einem Cloud-DMS und einer On-Premise-Lösung ist eine der wichtigsten bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Oft wird nur auf die offensichtlichen Kosten geschaut – dabei gibt es viele versteckte Kostenfaktoren, die den Vergleich verzerren können. In diesem Artikel erhalten Sie einen ehrlichen, vollständigen Kostenvergleich, der alle relevanten Faktoren berücksichtigt.
Total Cost of Ownership (TCO): Der vollständige Kostenvergleich
Für einen fairen Vergleich müssen Sie die Total Cost of Ownership (TCO) betrachten – also alle Kosten über die gesamte Nutzungsdauer (typischerweise 5-10 Jahre). Nur so erhalten Sie ein realistisches Bild.
Was gehört zur TCO?
- Anschaffungskosten: Hardware, Software-Lizenzen, Installation
- Betriebskosten: Wartung, Updates, Support
- IT-Personal: Administration, Wartung, Support
- Infrastruktur: Strom, Kühlung, Platz, Netzwerk
- Backup und Sicherheit: Backup-Systeme, Sicherheitsmaßnahmen
- Schulungen: Mitarbeiter-Schulungen
- Ersatz und Erweiterung: Hardware-Ersatz, Skalierung
On-Premise DMS: Die wahren Kosten
Bei On-Premise-Lösungen fallen viele Kosten an, die auf den ersten Blick nicht sichtbar sind:
Anschaffungskosten (Einmalig)
- Server-Hardware: 10.000 - 50.000 Euro (je nach Anforderungen)
- Software-Lizenzen: 5.000 - 30.000 Euro (je nach Anzahl der Benutzer)
- Installation und Konfiguration: 5.000 - 15.000 Euro
- Schulungen: 2.000 - 5.000 Euro
- Backup-Systeme: 3.000 - 10.000 Euro
- Netzwerk-Infrastruktur: 2.000 - 8.000 Euro (falls nötig)
Gesamt Anschaffung: 27.000 - 118.000 Euro (typischerweise 40.000 - 80.000 Euro)
Laufende Kosten (Jährlich)
- Wartung und Support: 10-20% der Anschaffungskosten (4.000 - 16.000 Euro/Jahr)
- Updates: 2.000 - 5.000 Euro/Jahr
- IT-Personal: 20-40% einer Vollzeitstelle (20.000 - 40.000 Euro/Jahr)
- Strom und Kühlung: 1.000 - 3.000 Euro/Jahr
- Backup-Speicher: 1.000 - 2.000 Euro/Jahr
- Hardware-Wartung: 1.000 - 3.000 Euro/Jahr
Gesamt laufend: 29.000 - 69.000 Euro/Jahr (typischerweise 35.000 - 50.000 Euro/Jahr)
Versteckte Kosten
- Hardware-Ersatz nach 3-5 Jahren: 10.000 - 30.000 Euro
- Downtime-Kosten: Bei Ausfällen entstehen Produktivitätsverluste
- Skalierung: Bei Wachstum müssen Hardware und Lizenzen erweitert werden
- Sicherheits-Updates: Regelmäßige Sicherheits-Patches erfordern IT-Ressourcen
- Compliance-Audits: Regelmäßige Prüfungen der IT-Infrastruktur
TCO On-Premise (5 Jahre)
Anschaffung: 50.000 Euro
Laufende Kosten (5 Jahre): 200.000 Euro (40.000 Euro/Jahr)
Hardware-Ersatz (nach 4 Jahren): 20.000 Euro
Gesamt TCO (5 Jahre): ca. 270.000 Euro
Für 20 Benutzer entspricht das ca. 2.700 Euro pro Benutzer über 5 Jahre oder ca. 45 Euro pro Benutzer und Monat.
Cloud-DMS: Transparente, vorhersehbare Kosten
Cloud-DMS haben ein anderes Kostenmodell – transparent und vorhersehbar:
Anschaffungskosten (Einmalig)
- Keine Hardware: 0 Euro
- Keine Software-Lizenzen: 0 Euro
- Setup und Migration: 0 - 5.000 Euro (oft inklusive)
- Schulungen: 0 - 2.000 Euro (oft inklusive)
Gesamt Anschaffung: 0 - 7.000 Euro (oft 0 Euro)
Laufende Kosten (Monatlich/Jährlich)
- Abonnement: 10 - 50 Euro pro Benutzer und Monat
- Speicher: Oft inklusive bis zu einer bestimmten Menge, danach Zusatzkosten
- Support: Inklusive im Abonnement
- Updates: Inklusive im Abonnement
- Backup: Inklusive im Abonnement
- Sicherheit: Inklusive im Abonnement
Typische Kosten: 20 - 30 Euro pro Benutzer und Monat (bei normalen Datenmengen)
Wichtig: Bei sehr hohen Datenmengen (5-10 Millionen Dokumente, über 20.000 Aktenordner) können Speicherkosten deutlich steigen. Für Einzelunternehmer und KMU ist dies jedoch kein Thema, da diese Datenmengen nicht erreicht werden.
Was ist inklusive?
- Hardware: Server, Speicher, Netzwerk – alles inklusive
- Wartung: Automatische Updates, Wartung, Monitoring
- Backup: Automatische Backups, Disaster Recovery
- Sicherheit: Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Compliance
- Skalierung: Automatische Skalierung bei Bedarf
- Support: Technischer Support inklusive
TCO Cloud-DMS (5 Jahre)
Anschaffung: 0 Euro
Laufende Kosten (5 Jahre): 144.000 Euro (20 Benutzer × 30 Euro/Monat × 60 Monate)
Gesamt TCO (5 Jahre): ca. 144.000 Euro
Für 20 Benutzer entspricht das ca. 1.440 Euro pro Benutzer über 5 Jahre oder ca. 24 Euro pro Benutzer und Monat.
Direkter Kostenvergleich
Hier ist der direkte Vergleich für ein typisches Unternehmen mit 20 Benutzern über 5 Jahre. Wichtig: Dieser Vergleich gilt für normale Datenmengen. Bei sehr hohen Datenmengen (5-10 Millionen Dokumente+) können Cloud-Speicherkosten die Kostenstruktur ändern.
On-Premise DMS (5 Jahre)
- Anschaffung: 50.000 Euro
- Laufende Kosten: 200.000 Euro
- Hardware-Ersatz: 20.000 Euro
- Gesamt: 270.000 Euro
- Pro Benutzer/Monat: ca. 45 Euro
Cloud-DMS (5 Jahre)
- Anschaffung: 0 Euro
- Laufende Kosten: 144.000 Euro
- Zusatzkosten: 0 Euro
- Gesamt: 144.000 Euro
- Pro Benutzer/Monat: ca. 24 Euro
Ersparnis mit Cloud-DMS
Ersparnis über 5 Jahre: 126.000 Euro (47% günstiger)
Ersparnis pro Jahr: 25.200 Euro
Ersparnis pro Monat: 2.100 Euro
Die Cloud-Lösung ist in diesem Beispiel deutlich günstiger – und das ohne versteckte Kosten oder Überraschungen. Ehrlich gesagt: Bei sehr hohen Datenmengen (5-10 Millionen Dokumente, über 20.000 Aktenordner) können die Speicherkosten in der Cloud diese Ersparnis reduzieren oder umkehren. Für Einzelunternehmer und KMU, die diese Datenmengen nicht erreichen, bleibt Cloud-DMS jedoch die günstigere Lösung.
Weitere wichtige Kostenfaktoren
Neben den direkten Kosten gibt es weitere Faktoren, die berücksichtigt werden sollten:
Flexibilität und Skalierung
On-Premise: Bei Wachstum müssen neue Hardware und Lizenzen gekauft werden. Bei Rückgang bleiben die Kosten gleich. Skalierung ist teuer und zeitaufwändig.
Cloud: Skalierung ist flexibel – mehr Benutzer einfach hinzufügen, weniger Benutzer einfach entfernen. Kosten passen sich automatisch an.
Downtime und Verfügbarkeit
On-Premise: Bei Ausfällen entstehen Produktivitätsverluste. Wartungsarbeiten müssen geplant werden und führen zu Ausfallzeiten.
Cloud: Hohe Verfügbarkeit (99,9%+), Wartung erfolgt ohne Ausfallzeiten, automatische Failover-Mechanismen.
IT-Ressourcen
On-Premise: Erfordert IT-Personal für Administration, Wartung, Updates, Backups, Sicherheit. Bei kleineren Unternehmen oft ein Problem.
Cloud: Minimale IT-Ressourcen nötig. Administration, Wartung und Updates werden vom Anbieter übernommen.
Innovation und Updates
On-Premise: Updates müssen geplant, getestet und installiert werden. Oft werden Updates verzögert oder übersprungen.
Cloud: Automatische Updates, immer die neueste Version, neue Features sofort verfügbar.
Wann ist On-Premise sinnvoll?
On-Premise kann in bestimmten Situationen sinnvoll sein:
Sehr hohe Datenmengen (5-10 Millionen Dokumente+)
Ehrlich gesagt: Bei sehr hohen Datenmengen ab 5-10 Millionen Dokumenten (entspricht über 20.000 Aktenordnern) kann Cloud-DMS aufgrund der Speicherkosten teurer werden als On-Premise. Speicherplatz in der Cloud ist teuer, und bei solchen Volumina können die monatlichen Speicherkosten die On-Premise-Kosten übersteigen.
Wichtig: Einzelunternehmer und KMU erreichen diese Datenmengen in der Regel nicht. Für die meisten Unternehmen bleibt Cloud-DMS auch bei wachsenden Datenmengen die günstigere Lösung.
Große Unternehmen mit vielen Benutzern
Bei sehr vielen Benutzern (100+) kann On-Premise langfristig günstiger sein, da die Anschaffungskosten auf viele Benutzer verteilt werden.
Bestehende IT-Infrastruktur
Wenn bereits eine umfangreiche IT-Infrastruktur vorhanden ist und IT-Personal verfügbar ist, können On-Premise-Kosten optimiert werden.
Spezielle Compliance-Anforderungen
In seltenen Fällen können spezielle Compliance-Anforderungen eine On-Premise-Lösung erfordern. Moderne Cloud-DMS erfüllen jedoch meist alle Anforderungen (DSGVO, GoBD).
Keine Internetverbindung
Wenn keine zuverlässige Internetverbindung verfügbar ist, kann On-Premise notwendig sein. Dies ist jedoch in Deutschland selten der Fall.
Wann ist Cloud-DMS sinnvoll?
Cloud-DMS ist in den meisten Fällen die bessere Wahl:
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
Für KMU ist Cloud-DMS meist deutlich günstiger, da keine hohen Anschaffungskosten anfallen und keine umfangreiche IT-Infrastruktur nötig ist.
Begrenzte IT-Ressourcen
Wenn kein IT-Personal für die Administration verfügbar ist, ist Cloud-DMS ideal – alles wird vom Anbieter übernommen.
Flexibilität und Skalierung
Wenn Flexibilität und schnelle Skalierung wichtig sind, ist Cloud-DMS die bessere Wahl.
Vorhersehbare Kosten
Cloud-DMS bietet transparente, vorhersehbare Kosten ohne Überraschungen.
Moderne Features und Updates
Cloud-DMS bietet immer die neuesten Features und automatische Updates ohne zusätzliche Kosten.
Versteckte Kosten bei On-Premise
Viele Kosten bei On-Premise werden oft übersehen:
- IT-Personal: 20-40% einer Vollzeitstelle für Administration und Wartung
- Strom und Kühlung: Server verbrauchen kontinuierlich Strom und erzeugen Wärme
- Platz: Server benötigen Platz im Rechenzentrum oder Serverraum
- Hardware-Ersatz: Nach 3-5 Jahren muss Hardware ersetzt werden
- Backup-Infrastruktur: Separate Backup-Systeme und Speicher nötig
- Downtime-Kosten: Bei Ausfällen entstehen Produktivitätsverluste
- Compliance-Audits: Regelmäßige Prüfungen der IT-Infrastruktur
- Schulungen: IT-Personal muss regelmäßig geschult werden
Fazit: Der ehrliche Vergleich
Der Kostenvergleich zeigt: Cloud-DMS ist in den meisten Fällen günstiger als On-Premise-Lösungen – besonders für kleine und mittlere Unternehmen. Die Ersparnis liegt typischerweise bei 30-50% über 5 Jahre.
Ehrlich gesagt: Bei sehr hohen Datenmengen (5-10 Millionen Dokumente, über 20.000 Aktenordner) können die Speicherkosten in der Cloud die Kostenstruktur ändern und On-Premise günstiger machen. Einzelunternehmer und KMU erreichen diese Datenmengen jedoch nicht – für sie bleibt Cloud-DMS die günstigere und praktischere Lösung.
Wichtig ist jedoch nicht nur der Preis, sondern auch die Total Cost of Ownership und die Wertschöpfung:
- Cloud-DMS bietet transparente, vorhersehbare Kosten
- Keine versteckten Kosten oder Überraschungen (außer bei sehr hohen Datenmengen)
- Automatische Updates und neue Features ohne Zusatzkosten
- Minimale IT-Ressourcen nötig
- Hohe Verfügbarkeit und Sicherheit inklusive
- Flexible Skalierung ohne große Investitionen
Für die meisten Unternehmen – insbesondere Einzelunternehmer und KMU – ist Cloud-DMS nicht nur günstiger, sondern auch praktischer und zukunftssicherer. Moderne Cloud-DMS wie Tidion bieten Enterprise-Level Funktionen zu transparenten, fairen Preisen – mit Hosting in Deutschland und vollständiger DSGVO-Konformität.