Für Unternehmen in Deutschland besteht eine gesetzliche Verpflichtung, bestimmte Dokumente aufzubewahren. Doch welche Unterlagen genau unterliegen der Archivierungspflicht und welche rechtlichen Grundlagen müssen beachtet werden? Tidion® klärt auf.
Gesetzliche Grundlagen der Archivierungspflicht
Die Archivierungspflichten sind im Wesentlichen im Handelsgesetzbuch (HGB), in der Abgabenordnung (AO) und ergänzend durch die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) geregelt. Zusätzlich sind Datenschutzrichtlinien nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten.
- Handelsgesetzbuch (HGB): § 257 HGB regelt insbesondere für Kaufleute die Aufbewahrungspflichten.
- Abgabenordnung (AO): § 147 AO schreibt Aufbewahrungspflichten für steuerrechtlich relevante Unterlagen vor.
- GoBD: Erfordern eine revisionssichere Archivierung elektronischer Dokumente.
Welche Dokumente müssen archiviert werden?
Zu archivierende Dokumente umfassen insbesondere:
- Geschäftsbücher und Aufzeichnungen: Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse.
- Belege: Rechnungen (E-Rechnungen, XRechnung), Quittungen, Kontoauszüge.
- Korrespondenzen: Geschäftsbriefe, E-Mails mit geschäftlichem Bezug.
- Steuerunterlagen: Steuererklärungen, Steuerbescheide und sämtliche steuerrelevanten Unterlagen.
- Personalunterlagen: Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsunterlagen, Arbeitsverträge.
Dauer der Aufbewahrungspflicht
Es gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, die sich je nach Art des Dokuments unterscheiden:
- 10 Jahre Aufbewahrungsfrist:
- Handelsbücher, Buchungsbelege, Rechnungen und Jahresabschlüsse.
- 6 Jahre Aufbewahrungsfrist:
- Handels- und Geschäftsbriefe, Korrespondenz (auch E-Mails).
Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Dokumente entstanden sind.
Anforderungen an die Archivierung
Gemäß GoBD müssen Dokumente revisionssicher archiviert werden, um deren Manipulation auszuschließen. Das bedeutet konkret:
- Unveränderbarkeit: Dokumente müssen unveränderbar gespeichert sein.
- Nachvollziehbarkeit: Jeder Bearbeitungsschritt muss nachvollziehbar sein.
- Zugriffsberechtigung: Der Zugang zu archivierten Dokumenten muss klar geregelt sein.
- Vollständigkeit: Alle relevanten Dokumente müssen archiviert werden.
Digitale Archivlösungen von Tidion® erfüllen diese Vorgaben und garantieren eine rechtskonforme und revisionssichere Archivierung.
Fazit
Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, müssen Unternehmen genau wissen, welche Dokumente zu archivieren sind und welche Fristen einzuhalten sind. Mit einer digitalen, GoBD-konformen Archivlösung von Tidion® sind Sie bestens gerüstet, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.
Quellen
- Handelsgesetzbuch (HGB): https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html
- Abgabenordnung (AO): https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
- GoBD des Bundesfinanzministeriums: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/gobd.html
- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): https://dsgvo-gesetz.de/
